Procédure de recouvrement : les 7 étapes, de la relance à la saisie

Réponse courte : une procédure de recouvrement se déroule en sept étapes, de la relance au lendemain de l'échéance jusqu'à la saisie par un commissaire de justice, en passant par la mise en demeure, l'injonction de payer et le titre exécutoire. Bien menée, elle se boucle en quatre à cinq mois pour une créance non contestée, et la plupart des dossiers se règlent avant la troisième étape. Voici chaque étape avec son délai réel, son coût, qui le supporte, et le texte qui s'applique.

Vue d'ensemble : la chronologie

Étape 1 : relancer dès le lendemain de l'échéance

La facture est échue, rien n'est arrivé. La première relance part à J+1 ou J+2 : un courriel courtois qui joint la facture, rappelle l'échéance et demande la date de règlement prévue. Elle règle les oublis, qui représentent une bonne part des retards. La deuxième relance, vers J+10, est plus ferme et rappelle que les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € sont dues de plein droit depuis l'échéance (article L441-10 du Code de commerce). La troisième, vers J+20, par courrier et appel téléphonique, annonce la mise en demeure. Chaque relance est écrite, datée et conservée : c'est le dossier qui sera présenté au juge. Nos modèles de relance suivent cette gradation.

Étape 2 : la mise en demeure

Vers J+30, la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception change la nature de l'échange. Elle fait courir les intérêts au taux légal (article 1344-1 du Code civil), conditionne les dommages-intérêts et la résolution du contrat (articles 1231 et 1226), et constitue la pièce qui prouve la défaillance du débiteur. Elle mentionne le décompte complet, un délai de huit à quinze jours, et les suites : procédure judiciaire, frais, transmission au service contentieux ou à une société de recouvrement. Face à un particulier, elle ne réclame aucun frais de recouvrement (article L111-8 du Code des procédures civiles d'exécution).

Étape 3 : vérifier et sécuriser avant d'engager des frais

Pendant le délai laissé au débiteur, trois vérifications. Sa situation : une procédure collective rend toute poursuite individuelle impossible et impose de déclarer la créance dans les deux mois de la publication au BODACC (article L622-24 du Code de commerce) ; l'outil Vérifier une entreprise le montre en quelques secondes. Le dossier : contrat ou bon de commande, preuves de livraison, factures conformes, relances ; une pièce manquante se récupère maintenant, pas devant le juge. Le risque : si le débiteur organise sa disparition, une saisie conservatoire autorisée par le juge de l'exécution gèle ses comptes avant le jugement (article L511-1 du Code des procédures civiles d'exécution). C'est aussi le moment de proposer un échéancier si le débiteur est de bonne foi mais en difficulté.

Étape 4 : obtenir le titre exécutoire

Vers J+60, la créance non payée et non contestée passe au juge. La voie normale est la requête en injonction de payer, déposée au greffe du tribunal de commerce du siège du débiteur (ou du tribunal judiciaire pour un débiteur non commerçant), sur le formulaire cerfa 12946, pour environ 35 € de frais de greffe, sans avocat ni audience ; l'ordonnance arrive en deux à six semaines. Trois alternatives : le référé-provision si le débiteur conteste sans argument sérieux, l'assignation au fond en cas de litige réel, et la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances par commissaire de justice jusqu'à 5 000 € (article L125-1 du Code des procédures civiles d'exécution).

Étape 5 : signifier et laisser courir le délai d'opposition

L'ordonnance est signifiée au débiteur par un commissaire de justice dans les six mois de sa date (article 1411 du Code de procédure civile), en pratique sous quinze jours. Le débiteur dispose d'un mois pour former opposition ; s'il le fait, l'affaire est jugée à l'audience. S'il ne le fait pas, l'ordonnance devient un titre exécutoire (article 1422), valable dix ans. Nous sommes autour de J+90.

Étape 6 : l'exécution forcée

Le commissaire de justice fait constater l'absence d'opposition puis exécute : saisie-attribution sur les comptes bancaires du débiteur, saisie des créances qu'il détient sur ses propres clients, saisie des rémunérations pour un débiteur personne physique, saisie-vente du matériel après commandement de payer. Les frais de l'exécution sont à la charge du débiteur (article L111-8, alinéa 1er). C'est à ce stade que beaucoup de débiteurs qui avaient ignoré les relances paient enfin : la saisie-attribution d'un compte professionnel est l'argument le plus efficace de la procédure. Nous sommes vers J+120.

Étape 7 : clore le dossier

Encaissement, imputation sur les factures, lettrage, levée du blocage du compte client. Ou, lorsque le débiteur n'a rien de saisissable, procès-verbal de carence du commissaire de justice et certificat d'irrécouvrabilité, qui permettent de passer la créance en perte et de récupérer la TVA collectée (article 272 du Code général des impôts). Dans les deux cas, le dossier alimente la connaissance du client : conditions de paiement à revoir, acompte à exiger, limite d'encours.

Les variantes selon le débiteur

• Débiteur particulier : tribunal judiciaire, prescription de deux ans (article L218-2 du Code de la consommation), aucun frais de recouvrement amiable facturable, protections lors des saisies (solde bancaire insaisissable, quotité saisissable du salaire). Voir facture impayée d'un particulier.
• Débiteur en procédure collective : la procédure s'arrête à la déclaration de créance et à la revendication éventuelle des biens vendus avec réserve de propriété.
• Débiteur à l'étranger : injonction de payer européenne dans l'Union, procédures locales ailleurs ; voir recouvrement international.
• Petite créance : procédure simplifiée par commissaire de justice jusqu'à 5 000 €, ou regroupement de plusieurs factures du même débiteur dans une seule requête.

Les erreurs qui allongent la procédure

Attendre trois mois avant la première relance ; accorder des délais sans écrit ; mettre en demeure sans décompte ni fondement ; saisir le mauvais tribunal ; déposer une requête avec des pièces incomplètes ; laisser passer le délai de six mois de signification ; oublier la prescription de cinq ans. Chacune se paie en semaines, et les semaines se paient en taux de recouvrement : un impayé traité dans les 90 jours se récupère dans la grande majorité des cas, un impayé d'un an rarement sans saisie.

Faire soi-même ou confier la procédure ?

Une entreprise peut mener seule les étapes 1 à 4 : les modèles existent, la requête se dépose en ligne. Ce qui lui manque en général, c'est le temps, la régularité et l'habitude des greffes et des commissaires de justice. Himilco prend le dossier à l'étape de son choix, dès l'échéance ou après ses propres relances, et le conduit jusqu'au titre exécutoire et à son exécution, avec une rémunération au pourcentage des sommes récupérées. Les pages recouvrement amiable et recouvrement judiciaire détaillent chaque phase, le simulateur estime le montant récupérable.

Questions fréquentes

Quelle est la première étape d'une procédure de recouvrement ?

La relance, dès le lendemain de l'échéance : un rappel courtois, écrit, avec la facture jointe et le décompte. La plupart des retards sont des oublis ou des litiges mineurs qui se règlent à ce stade. La mise en demeure ne vient qu'après deux ou trois relances restées sans effet.

Combien de temps dure une procédure de recouvrement ?

Trente à soixante jours pour la phase amiable, puis deux à trois mois pour obtenir et exécuter un titre si le débiteur ne conteste pas : quatre à cinq mois au total dans le cas type. Une opposition ou une assignation au fond porte la durée à un an ou plus ; un échéancier accepté raccourcit tout.

Combien coûte une procédure de recouvrement ?

La phase amiable coûte le temps passé ou les honoraires au résultat d'une société de recouvrement, jamais répercutables sur un débiteur particulier. La phase judiciaire coûte environ 35 € de greffe au tribunal de commerce, la signification par commissaire de justice et les frais d'exécution, tous mis à la charge du débiteur condamné. Entre professionnels, l'indemnité forfaitaire de 40 € par facture et les pénalités de retard compensent une partie du coût.

Peut-on sauter la phase amiable et aller directement en justice ?

Oui : aucune mise en demeure n'est exigée pour déposer une requête en injonction de payer. C'est pertinent lorsque le débiteur est manifestement de mauvaise foi, fragile, ou que la créance approche de la prescription. Dans les autres cas, la phase amiable coûte moins cher et préserve la relation commerciale.

Faut-il un avocat pour recouvrer une facture ?

Non pour l'injonction de payer, quel que soit le montant, ni pour le référé-provision devant le tribunal de commerce. L'avocat est obligatoire devant le tribunal judiciaire au-delà de 10 000 € en procédure ordinaire, et utile dès qu'un litige de fond apparaît. Une société de recouvrement pilote l'ensemble et mobilise l'avocat quand il le faut.

Que faire si le débiteur est insolvable ?

Vérifier s'il fait l'objet d'une procédure collective : il faut alors déclarer la créance au mandataire dans les deux mois de la publication au BODACC, et aucune poursuite individuelle n'est possible. Sans procédure collective, une saisie infructueuse permet d'obtenir un certificat d'irrécouvrabilité, de passer la créance en perte et de récupérer la TVA.